打印机复印机租赁和购买哪个更划算？

在企业运营中，打印机和复印机是刚需设备，但“租还是买”一直是困扰管理者的难题。那么打印机复印机租赁和购买哪个更划算？今天新趋势小编特意整理了相关内容，希望看完后能够帮助到您！

打印机复印机租赁和购买哪个更划算？

一、租赁VS购买：直接成本对比

案例测算（以一台市价1.5万元的中速复印机为例）：

购买成本：设备1.5万元 + 年维护费2000元 + 年耗材费3000元，3年总成本=1.5万+(0.2万+0.3万)×3= 3万元。

租赁成本：月租500元（含耗材+维修），3年总成本=500×36= 1.8万元。

结论：若设备使用周期≤3年，租赁节省40%以上；若使用＞5年，购买更划算（5年租赁费=3万＞购买总成本3.5万）。

二、四类企业适配方案

1.小微企业（10人以下）

推荐租赁：月租300-800元即可获得打印/复印/扫描一体机，避免占用数万元流动资金。

避坑提示：选择“全包合约”（耗材+维修免费），防止后期被收取上门服务费。

2. 中型企业（50-200人）

混合策略：高频使用的主设备选择购买（如月印量＞1万页），备用机或彩打需求选择租赁。

案例：某电商公司购买2台黑白机（月印量2万页），同时租赁1台彩色机（月印量＜500页），年成本降低35%。

3. 大型企业（500人以上）

推荐购买：超10万页/月的稳定需求，购买更可控。需注意：

签订“按页计费”维保合同（如每页0.03元），将维修风险转移给厂商；

预留设备更新预算（5年换新）。

4. 特殊行业

医疗/法律机构：优先租赁，要求供应商提供数据清除服务，避免患者记录、案件信息残留在设备中；

教育机构：关注政府补贴政策，部分地区采购设备可享受税收减免。

三、隐形成本与风险预警

打印机复印机租赁的隐性支出

超印费：合同外的打印量可能按0.1元/页计费；

设备折旧赔偿：退租时若判定人为损坏，赔偿金可达原价30%。

对策：合同需明确“月最低印量”和“损坏认定标准”。

购买的技术淘汰风险

2023年调查显示，61%的企业因设备不支持无线投屏/云打印而被迫提前换机。

对策：购买时选择模块化机型，后期可加装功能模块。

四、决策三步法

算清账：根据月均印量、使用年限，计算租赁与购买的总成本（附公式）：

购买总成本=设备价+（年维护费+年耗材费）×使用年限

租赁总成本=月租×12×使用年限+超印费

看需求：

需求多变（如短期项目）→ 租赁；

功能要求特殊（如防伪彩印）→ 购买。

查服务：

租赁商需具备ISO认证，供应商维保团队应覆盖所在城市。

租赁适合追求轻资产、印量波动大的企业，购买则更适配需求稳定、注重长期控制权的用户。无论选择哪种方式，谨记一条原则：不要为闲置功能付费！建议每2年重新评估设备使用率，及时调整策略以最大化成本效益。

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